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¿Qué es un portal del empleado y para qué sirve?

Exact

El equipo de Exact ofrece continua disponibilidad

A pesar de los grandes avances en big data e inteligencia artificial y aunque pueda parecer rudimentario, la mayoría de empleados de gran parte de las empresas españolas usa el correo electrónico para solicitar las vacaciones a sus jefes. Igualmente, para la tramitación de cualquier otra gestión, como una baja temporal, la empresa y el empleado se sumergen en una maraña de papeleo y de tiempo perdido.

Dejar toda esa ineficacia en el pasado y disponer de una herramienta para facilitar y/o potenciar la comunicación interna entre empleador y trabajador, así como procesar automáticamente las ausencias, las bajas por IT y los certificados de retenciones es posible y sencillo con un portal del empleado para RRHH.

Pero, ¿qué es un portal del empleado? Se trata de un software que mantiene conectados a la empresa y los empleados, mediante el cual intercambian información y documentación de forma online, segura y fiable.

En el evento HR Innovation Summit 2021 celebrado en Madrid el pasado 23 de septiembre sobre tecnología aplicada a la empresa se presentó que ‘la tecnología tiene que ser global, accesible, integral, personalizable y ser fácil de usar y de implementar’; también se insistió en que ‘el empleado es un stakeholder más, y la relación de la empresa con él tiene que ser transparente, sincera y generar confianza. Porque solo así se genera la confianza suficiente, solo así se integran equipos y todos se sienten parte de la cadena de valor’.

En este sentido, un portal del empleado o software de recursos humanos como el de Exact permite gestionar el talento, disponer de toda la información integrada en un único lugar y optimizar todo el ciclo de recursos humanos, desde la publicación de una vacante, hasta la evaluación del desempeño. Esta tecnología aumenta el denominado employee experience porque motiva y retiene con más facilidad a los empleados, que siempre valoran disfrutar de un recorrido positivo desde que envían una solicitud de empleo hasta que dejan de trabajar en una empresa.

Para ello, es clave fomentar la participación individual y la colaboración interdepartamental, reducir la carga administrativa, permitir a todos los miembros del equipo acceder a las agendas y a la planificación del grupo, o facilitarles la consulta de los recibos de su nómina y las retenciones de manera rápida y online. Y eso se logra en tiempo real con un buen portal del empleado localizado en la nube.

Motivar a los empleados supone conocerlos, saber qué les gusta, qué los mantiene contentos en su puesto de trabajo, cuáles son sus expectativas y sus metas, entre otros factores, ya que serán estos los que determinen su motivación, eficiencia y productividad en sus puestos de trabajo. Son estos anhelos los que llevan a los expertos en recursos humanos a reconocer que centrarse en la experiencia del empleado es la ventaja competitiva más prometedora que las organizaciones empresariales pueden crear.

El informe Digitalización de las Pymes 2021 publicado por el Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (ONTSI) en septiembre, refleja una inclusión de Internet prácticamente en la totalidad de las pymes y grandes compañías de España (98%). Sin embargo, hace falta apostar por herramientas específicas que convierten el entorno laboral en un lugar más dinámico, automatizado y eficiente.

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